Persondatapolitik

Persondatapolitik for doctorsApS

Dataansvarlig
S. Rossen er dataansvarlig og sørger for, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Alle spørgsmål desangående kan let stilles til ham.

Kontaktoplysninger:
doctorsApS
Petersdalvej 1A
2770 Kastrup

Mail: Rossen@doctors.dk

Hvilke data?
1. Registrerede persondata i relation til Flyvemedicinsk arbejde udført i (AeMC/01), samt diverse andet lægefagligt arbejde:
• Cpr-nr., navn, adresse, telefonnr., mailadresse.
• Oplysninger om sundhed og sygdom til brug for AeMC/01.
• På undersøgelsesdagen afstemmes oplysninger ved fremmøde mhp. på éntydig identificering af ansøger, for at undgå forveksling. Kopi af pas eller anden billed ID.
• Indhentning af oplysninger fra sygehuse/egen læge foretages evt. af de respektive undersøgende læger. Oftest ved anvendelse af ansøgers egen adgang til Sundhed.dk og FMK.
• Følgende dokumenter samles: kopi af Medical, Assessmentskema, umdersøgelsesark og evt. bilag.  Det hele opbevares aflåst og sendes til TBST.
• Journal data gemmes i overenstemmelse med gældende lovgivning.
• Dagsprogram fremgår af bookingkalender på hjemmesiden www.doctors.dk.
• Doctors videresender ikke helbredsoplysninger til egen læge eller andre. Oplysninger tilgår alene ansøger og TBST eller andre landes competente myndigheder, jf EASAs regler.
• Indtastning i lovpligtige databaser.

2. Registrerede persondata og håndtering i relation til flyvemedicinske undersøgelser (AeMC/01):
• Fra klienterne indhentes: Cpr-nr., navn, tidligere navn, adresse, telefonnr., mailadresse, certifikat nummer, stillingsbetegnelse, oplysninger om egen læge samt helbredsoplysninger i henhold til den til enhver tid gældende ”Application form for a Medical Certificate” udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• ”Application form for a Medical Certificate” udfyldes af klienten vanligt i klinikken eller medbringes hjemmefra. Den skal udfærdiges forud for konsultation.
• ”Application form for a Medical Certificate” kan medbringes i papirformat. Application form for a Medical Certificate” underskrives af klienten og flyvelægen umiddelbart før undersøgelse.
• Er der tale om en ansøgning af førstegangsudstedelse indhentes oplysninger fra FMK og E-journal, og hvis relevant for dokumentation gemmes oplysninger elektronisk og vil indgå som en del af det samlede journalmateriale.
• Ved behov for yderligere materiale, f.eks. fra praktiserende speciallæger, offentlige eller private sygehuse, er det klientens opgave at fremskaffe disse oplysninger. Såfremt videregivelsen til Flyvelægen ikke kan foregå via Sundhed.dk/E-journal, er det klientens ansvar, at overleveringen foregår uidentificerbart, typisk ved personlig fremmøde eller ved fremsendelse pr. brev.
• Nye klienter, som allerede er i besiddelse af et Medical Certificate medtager dette ved fremmøde for fornyelse. Desuden ses billed-ID.
• Under konsultationen sammenholdes data og berigtiges således, at der ikke sker forveksling/forbytning af data.
• Skulle der undtagelsesvist blive et behov for fremsendelse af cpr. nummer vil dette kunne foregå ”splittet” ved at de første 6 cifre fremsendes pr mail, og de sidste 4 cifre fremsendes på sms umiddelbart efter hinanden og inden for 1 min. Det er dog ikke en praksis der endnu har været nødvendig at tage i anvendelse, da klikikken har daglig åbningstid.
• Under konsultationen foretages en objektiv undersøgelse, og resultaterne nedskrives i den til enhver tid gældende ”Medical Examination Report”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• Såfremt klienten opfylder de helbredsmæssige krav for det ansøgte Medical Certificate, udstedes den til en hver tid gældende ”Medical Certificate”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen. Originalen medgives klienten, mens en kopi gemmes som en del af journal materialet.
• Såfremt klienten ikke opfylder de helbredsmæssige krav for det ansøgte Medical Certificate, udfærdiges det til en hver tid gældende ”Assessment Decision Skema”, udgivet af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen.
• Hvis foreskrevet, optages EKG og audiometri som gemmes elektronisk.
• Efter konsultationen genereres et samlet pdf-dokument, som fremsendes krypteret til Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen via Virk.dk.
• Kun dokumenter fra seneste konsultation gemmes i papirformat, resten destrueres.
• Alle data gemmes på computer med adgangskode.
• Data slettes eller destrueres senest efter 10 år.
• Ansvarlig for sletning og destruering af data er S. Rossen.
• Forud for konsultationen oplyses klienten pr. mail til undersøgelsen om:
– At der ikke er behov for fremsendelse af nogen data. Bestil en tid og medtag alle relevante data.
– Evt. fremsendte kopier pr mail må ikke indeholde identificerbare data, dvs. cpr-nummer og navn skal være dækket under kopiering og det fremsendte besvares ikke.
– Via hjemmesiden orienteres om retten til indsigt i arkiverede data og at data til enhver tid kan kræves slettet.

4. Hjemmeside
• www.doctors.dk er virksomhedens hjemmeside.

5. Personaledata
• Ansat personale omfatter: autoriserede læger/kontormedhjælp/vicevært
• For ansatte som modtager A eller B indkomst opbevares elektronisk: Navn/adresse/alder/uddannelse/cpr-nummer/bankkonto, til lønudbetaling
• For konsulenter som modtager honorar efter faktura opbevares eletronisk: Navn/adresse/cvr-nummer/uddannelse/bankkonto til honorar udbetaling.
• Arbejdsplaner og lønoplysninger gemmes elektronisk i 5 år på computer med adgangskode.
• I bogholderiet gemmes en kopi af lønoplysninger i 5 år, hvorefter de destrueres.
• I bogholderiet gemmes en kopi af fakturaer i 5 år, hvorefter de destrueres.
• Alle data slettes eller destrueres af S. Rossen.
doctors følger reglerne i Lov om bogføring:
https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=27298
Uopfordrede ansøgninger gemmes ikke.

Dine rettigheder
• Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling af personoplysninger herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Sikkerhed
Alle som arbejder for doctors ApS har tavshedspligt. Tavshedspligten er lovbestemt (Forvaltningslovens § 27 og Straffelovens § 152ff.) Tavshedspligten gælder også efter ophørt ansættelse.
Indhentning og videregivelse af nødvendige oplysninger foregår iht. gældende lovgivning omkring datasikkerhed.

Opbevaring af og adgang til personhenførbare data
Opbevaring af personhenførbare data sker udelukkende på en måde, som er beregnet og sikret til formålet.
Personhenførbare data, som ikke er elektroniske, opbevares utilgængeligt for uvedkommende
Adgang til og brug af personhenførbare informationer i det elektroniske system er sikret via adgangskode.

Klageinstans
Du har mulighed for at klage over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk

Kastrup d. 21. maj 2018

Safety Manager Søren Rossen
Accountable manager Mikkel Scheel

Comments Are Closed